Fair Pay Zertifikat

Das Zertifizierungssystem des Universal Fair Pay Check®

Die zentrale öffentliche Referenz für das Zertifizierungssystem des Universal Fair Pay Check®, seine Anforderungen, Governance, Audit-Rahmenbedingungen und öffentlichen Transparenzmechanismen.

Inhaltsverzeichnis

Das Zertifizierungssystem des Universal Fair Pay Check®

Die EU-Gewährleistungsmarke für faire Bezahlung

Der UNIVERSAL FAIR PAY CHECK® ist eine EU-Gewährleistungsmarke für faire Bezahlung, eingetragen beim Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum unter der Nr. 018618157.

Die Gewährleistungsmarke bestätigt, dass eine Organisation ihr Entgeltsystem gemäß der veröffentlichten Markensatzung einer regelmäßigen Analyse und Überprüfung unterzogen hat. Die Zertifizierung basiert auf dokumentierten Nachweisen und aktuellen Entgeltdaten.

Die Zertifizierung ist ein Jahr gültig. Eine fortlaufende Zertifizierung erfordert eine neue Analyse, aktuelle Nachweise und eine erneute Prüfung. Die Zertifizierungsstufe wird auf Grundlage der für den jeweiligen Zertifizierungszeitraum eingereichten Nachweise festgelegt.

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Was wird geprüft?

Der UNIVERSAL FAIR PAY CHECK® prüft messbare Fair-Pay-Ergebnisse durch die Analyse der Vergütungsstrukturen und Pay Gaps.

Die Analyse umfasst mindestens:

den nicht angepassten Gender Pay Gap;
den angepassten Gender Pay Gap unter Berücksichtigung von Funktion, Stufe und Anforderungen;
statistische Auffälligkeiten innerhalb der Vergütungsstrukturen;
Grundgehalt;
Boni und Sonderzahlungen;
Gesamtvergütung.

Die Analyse bildet alle Beschäftigten ab. Wenn nicht die gesamte Beschäftigtenzahl einbezogen werden kann, dokumentiert die Organisation den Umfang der Analyse und begründet die Einschränkung.

Organisationen können darüber hinaus weitere Pay Gaps analysieren, soweit die Datenlage und der jeweils geltende Rechtsrahmen dies zulassen.

Die Zertifizierungsstufe wird auf Grundlage der eingereichten Analyseergebnisse und der in der Markensatzung definierten Anforderungen festgelegt. Fair Pay wird nicht aus Richtlinien, Absichtserklärungen oder narrativen Selbstverpflichtungen abgeleitet.

Bei angepassten Analysen dokumentieren Organisationen die Variablen, mit denen Entgeltunterschiede erklärt werden, und begründen deren Einbeziehung. Eine statistische Erklärung belegt für sich genommen noch nicht, dass ein Entgeltunterschied fair ist. Die Relevanz und Angemessenheit der Variablen sowie die Stimmigkeit der zugrunde liegenden Begründung sind Teil der Zertifizierungsprüfung.

Warum eine EU-Gewährleistungsmarke?

Eine EU-Gewährleistungsmarke kennzeichnet Waren oder Dienstleistungen, die definierte Merkmale erfüllen, und unterscheidet sie von solchen Waren oder Dienstleistungen, die nicht nach diesen Merkmalen zertifiziert wurden.

Für den UNIVERSAL FAIR PAY CHECK® sind die gewährleisteten Merkmale, Benutzungsbedingungen, befugten Nutzenden, das Prüfungsverfahren, die Überwachung und Sanktionen in der öffentlich zugänglichen Markensatzung festgelegt. Dadurch können Organisationen und Stakeholder nachvollziehen, was geprüft wurde, welche Anforderungen gelten und für welchen Zeitraum die Gewährleistungsmarke verwendet werden darf.

Zertifizierungsstufen

Der UNIVERSAL FAIR PAY CHECK® umfasst drei Zertifizierungsstufen. Die Stufen bauen aufeinander auf. Jede weiterführende Stufe umfasst die Anforderungen der vorherigen Zertifizierungsstufe und ergänzt sie um weitere Anforderungen auf Basis aktueller Nachweise.

Fair Pay Analyst

Fair Pay Analyst bestätigt, dass die Organisation die analytische Grundlage geschaffen hat, die das Zertifizierungssystem voraussetzt.

Die Organisation hat:

ihre Vergütungsstrukturen analysiert;
alle Beschäftigten einbezogen oder eine Einschränkung des Analyseumfangs dokumentiert und begründet;
den nicht angepassten und den angepassten Gender Pay Gap berechnet;
Grundgehalt, Boni, Sonderzahlungen und Gesamtvergütung analysiert;
statistische Auffälligkeiten identifiziert;
geeignete Maßnahmen auf Basis der Analyseergebnisse identifiziert.

Fair Pay Developer

Fair Pay Developer umfasst alle Anforderungen des Fair Pay Analyst und bestätigt die Erfüllung der zusätzlichen Anforderungen, die für Fair Pay Developer gelten.

Die Organisation hat:

Maßnahmen auf Basis der Analyseergebnisse entwickelt;
die Umsetzung dokumentiert und über die Wirksamkeit berichtet;
die Maßnahmen überprüft und bei Bedarf angepasst;
eine aktuelle Entgeltanalyse durchgeführt;
einen angepassten Gender Pay Gap im Bereich von −1,00 bis +1,00 Prozent nachgewiesen.

Fair Pay Leader

Fair Pay Leader umfasst alle Anforderungen des Fair Pay Analyst und Fair Pay Developer und bestätigt die Erfüllung der zusätzlichen Anforderungen, die für Fair Pay Leader gelten.

Die Organisation hat:

die Anforderungen des Fair Pay Analyst und Fair Pay Developer erfüllt, einschließlich des angepassten Gender Pay Gap im Bereich von −1,00 bis +1,00 Prozent;
einen nicht angepassten Gender Pay Gap im Bereich von −10,00 bis +10,00 Prozent nachgewiesen;
Maßnahmen fortgeführt, die darauf abzielen, den nicht angepassten Gender Pay Gap gegen null zu führen;
die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft und diese bei Bedarf angepasst;
eine aktuelle Entgeltanalyse durchgeführt;
ihre Fair-Pay-Arbeit extern kommuniziert;
am Best-Practice-Austausch teilgenommen.

Alle Zertifizierungsstufen werden im Rahmen der jährlichen Rezertifizierung neu geprüft. Eine zuvor verliehene Stufe wird nicht automatisch fortgeführt.

Wie die Zertifizierung funktioniert

Organisationen führen eine Analyse ihrer Vergütungsstrukturen durch und reichen die erforderlichen Ergebnisse und Unterlagen beim FPI Fair Pay Innovation Lab ein.

Organisationen können ein im FPI Tool Compass aufgeführtes Tool nutzen, mit einem FPI Analysepartner oder einer anderen Beratung zusammenarbeiten oder ein internes Tool beziehungsweise eine eigene Methodik verwenden.

Ein Tool oder eine Methodik, das oder die noch nicht im FPI-Rahmen geprüft wurde, erfordert ein unabhängiges Audit, bevor die Analyseergebnisse für die Zertifizierung anerkannt werden können. Externe Auditor:innen prüfen Methodik und Datenanforderungen anhand der Anforderungen des Zertifizierungssystems und legen dem FPI einen abschließenden Auditbericht vor. Ein im FPI Tool Compass gelistetes Drittanbieter-Tool erfordert kein neues Audit für jede Organisation, die es nutzt.

Das FPI administriert den Zertifizierungsprozess, prüft die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen und kann bei Bedarf Erläuterungen oder zusätzliche Informationen anfordern.

Das FPI Screening Board prüft den eingereichten Antrag und die Nachweise und legt die erreichte Zertifizierungsstufe fest.

Erfolgreiche Organisationen erhalten eine Urkunde und die dazugehörige Gewährleistungsmarke. Die Urkunde nennt die zertifizierte Organisation oder Organisationseinheit, die Zertifizierungsstufe und den geltenden Zertifizierungszeitraum. Die Gewährleistungsmarke weist die Zertifizierungsstufe und den geltenden Zertifizierungszeitraum aus.

Integrität der Zertifizierung

Die Integrität des Zertifizierungssystems wird durch eine Kombination folgender Elemente gestützt:

öffentlich zugängliche Markensatzung;
definierte Anforderungen für jede Zertifizierungsstufe;
unabhängige Audits von Tools und Methodiken, soweit erforderlich;
Prüfung durch das FPI Screening Board;
jährliche Rezertifizierung auf Basis aktueller Nachweise;
Überwachung und definierte Sanktionen;
öffentliche Offenlegung zertifizierter Organisationen und ihres aktuellen Zertifizierungsstatus.

Diese Elemente schaffen einen dokumentierten Rahmen für Prüfung, Verleihung, Überwachung und befugte Benutzung der Gewährleistungsmarke.

Governance der Zertifizierung

Die FPI Fair Pay Innovation Lab gGmbH ist Inhaberin der EU-Gewährleistungsmarke Nr. 018618157 und administriert das Zertifizierungssystem. Das FPI zertifiziert sich nicht selbst unter dem UNIVERSAL FAIR PAY CHECK®.

Das FPI Screening Board wahrt die Integrität, Konsistenz und Glaubwürdigkeit der Zertifizierungsentscheidungen. Es prüft Anträge und Nachweise, legt Zertifizierungsstufen fest und unterstützt die konsistente Anwendung der Zertifizierungsanforderungen.

Bei der Prüfung angepasster Analyseergebnisse berücksichtigt das FPI Screening Board nicht nur, ob Entgeltunterschiede statistisch erklärt werden können, sondern auch, ob die verwendeten Variablen und die Begründung der Organisation für deren Verwendung im Rahmen des Zertifizierungssystems angemessen sind. Das Board kann Variablen hinterfragen, weitere Erläuterungen oder Nachweise anfordern und Klarstellungen verlangen, bevor es die Zertifizierungsstufe festlegt.

Faire Bezahlung setzt nicht voraus, dass keinerlei Unterschiede bestehen. Sie setzt voraus, dass Unterschiede transparent, evidenzbasiert, konsistent geprüft und einer unabhängigen Überprüfung unterzogen werden.

Die Markensatzung sieht ein FPI Screening Board mit drei bis sieben Mitgliedern vor, die für 24 Monate berufen werden. Das aktuelle FPI Screening Board arbeitet mit sieben Mitgliedern: sechs externen Expert:innen und einer Vertretung des FPI. Die aktuellen Mitglieder des FPI Screening Board, ihre beruflichen Hintergründe und Fachgebiete werden auf der FPI-Website veröffentlicht.

Das FPI Screening Board kann:

Anträge und eingereichte Nachweise prüfen;
zusätzliche Informationen anfordern;
Auszüge aus Analyseergebnissen sowie Informationen zur verwendeten Methode oder zum verwendeten Tool einsehen;
stichprobenartige Prüfungen durchführen;
die Zertifizierungsstufe festlegen;
aktuelle Nachweise im Rahmen der Rezertifizierung prüfen;
die in der Markensatzung definierten Maßnahmen anwenden, wenn Anforderungen nicht mehr erfüllt werden oder die Gewährleistungsmarke missbräuchlich verwendet wird.

Jährliche Zertifizierung und Rezertifizierung

Die Zertifizierung ist ein Jahr gültig.

Für eine fortlaufende Zertifizierung führt die Organisation eine neue Analyse durch, reicht aktuelle Ergebnisse und Unterlagen ein und durchläuft eine erneute Prüfung durch das FPI Screening Board.

Die Zertifizierungsstufe wird auf Grundlage der aktuellen Nachweise festgelegt. Wenn die aktuellen Ergebnisse die Anforderungen der vorherigen Stufe nicht mehr erfüllen, wird die Organisation der Stufe zugeordnet, die durch die aktuellen Nachweise belegt ist.

Überwachung und befugte Benutzung

Nur Organisationen, deren Anträge erfolgreich geprüft wurden und deren Berechtigung weiterhin gültig ist, dürfen die Gewährleistungsmarke UNIVERSAL FAIR PAY CHECK® benutzen.

Die Gewährleistungsmarke darf nur benutzt werden:

durch die zertifizierte Organisation oder Organisationseinheit;
in der verliehenen Zertifizierungsstufe;
für den angegebenen Zertifizierungszeitraum;
in der eingetragenen und autorisierten Form.

Die Markensatzung definiert folgende Maßnahmen, wenn Anforderungen nicht mehr erfüllt werden oder die Gewährleistungsmarke missbräuchlich verwendet wird:

eine Verwarnung;
zusätzliche oder Sonderprüfungen;
den Entzug der Berechtigung zur Benutzung der Gewährleistungsmarke.

Die betroffene Organisation wird vor Anwendung von Sanktionen angehört. In dringenden Fällen kann die Geschäftsführung des FPI die Berechtigung mit sofortiger Wirkung entziehen; diese Maßnahme ist innerhalb von 30 Tagen durch das FPI Screening Board zu bestätigen.

Sowohl die Urkunde als auch die Gewährleistungsmarke weisen den geltenden Zertifizierungszeitraum aus. Stakeholder können somit erkennen, für welchen Zeitraum die Zertifizierung verliehen wurde. Organisationen, die die Zertifizierung fortführen, erhalten eine aktualisierte Urkunde und eine aktualisierte Gewährleistungsmarke für den neuen Zertifizierungszeitraum.

Öffentliches Register

Das FPI veröffentlicht ein öffentliches Register zertifizierter Organisationen. Das Register enthält die zertifizierte Organisation, das Land beziehungsweise den Zertifizierungsumfang, das Datum der Erstzertifizierung, den aktuellen Gültigkeitszeitraum, die Zertifizierungsstufe, veröffentlichte Pay-Gap-Informationen soweit anwendbar, das verwendete auditierte Tool und den Analysepartner.

Das öffentliche Register ermöglicht Stakeholdern, die verliehene Zertifizierungsstufe, den geltenden Zertifizierungszeitraum, das für die Analyse verwendete auditierte Tool und, soweit anwendbar, den unterstützenden Analysepartner nachzuvollziehen.

Transparenz im Kontext von EmpCo

Die Richtlinie (EU) 2024/825, häufig als Empowering Consumers for the Green Transition Directive oder EmpCo bezeichnet, regelt die Transparenz und Glaubwürdigkeit von Nachhaltigkeitskennzeichnungen, einschließlich Kennzeichnungen mit Bezug zu sozialen Merkmalen.

Die nachfolgend aufgeführten öffentlichen Informationen führen die Markensatzung, die aktuelle Zusammensetzung des FPI Screening Board, das öffentliche Register zertifizierter Organisationen, den Rahmen der EU-Gewährleistungsmarke und die Eintragung der Gewährleistungsmarke zusammen. Diese Quellen erläutern den Zertifizierungsumfang, die Zugangsbedingungen, Prüfung, Governance, Überwachung, Sanktionen und befugte Benutzung des UNIVERSAL FAIR PAY CHECK®.

Quellen und öffentliche Informationen

Fragen zum Zertifizierungssystem

Bei Fragen zum Zertifizierungsumfang, zu den Zertifizierungsanforderungen, zum Auditstatus eines Tools oder einer Methodik, zur befugten Benutzung der Gewährleistungsmarke oder zum Zertifizierungsprozess wenden Sie sich bitte an das FPI Fair Pay Innovation Lab.